BM CAP09 2025 VA01 EFICIENCIA EFICACIA E EFETIVIDADE

Existem diversas maneiras
de avaliar uma empresa

e de entender
como ela funciona.

Umas das que trazem mais informações
é a análise de processos.

Entender o que é
um processo

é fundamental para você
entender um negócio.

E se eu perguntar
para você, agora,

qual é a sua definição
mental de processos,

você vai conseguir falar para mim,
assim, em um estalar de dedos?

Eu acho que não.

É uma daquelas
palavras tão óbvias

e tão inseridas no nosso
cotidiano e vocabulário

que a gente nem para para pensar
exatamente o que elas significam.

Eu já vou trazer a definição,

mas vamos pensar
um pouquinho no contexto.

Quando eu estou
enxergando uma empresa,

que visões eu posso
ter dessa empresa?

Uma das visões que é muito fácil
você ter é a do organograma,

é a visão das pessoas, das caixinhas
e de quem responde para quem,

quem manda em quem,
quem é par de quem.

Então, a visão de organograma
permite a gente enxergar

as relações de poder

e, às vezes, até de decisão
dentro de uma empresa.

Mas quando eu preciso
entender o que se passa,

como as coisas na empresa
são feitas e executadas,

aí que entra o processo.

Tem diversas definições
formais de processos,

uma das que uso bastante

é que processo é uma sequência
de atividades, ou de passos,

ou de tarefas, independente
do nome que a gente dá,

mas que tem uma entrada,
uma transformação

e entrega pelo
menos uma saída.

Entrada, processamento
e transformação, e saída,

essa é a base
de um processo.

Isso pode ser aplicado
a, basicamente,

qualquer tipo de atividade
dentro de uma empresa.

Eu digo atividade, porque a gente
às vezes confunde o que é atividade

com o que é
uma macroatividade,

com que é um processo,
ou o que é o macroprocesso.

Esse tamanho
de grande ou pequeno

depende muito da sua
necessidade de detalhamento,

mas uma sequência
de atividades repetíveis,

sempre que possível
documentadas,

faz com que o processo
funcione melhor.

Então, se o processo
tem uma entrada,

alguém tem que dar
essa entrada;

se o processo tem
uma transformação,

alguém tem que fazer
essa transformação;

e, se tem uma saída, essa saída
vai para alguém também.

Esse alguém pode ser
pessoa física ou jurídica,

pode ser um CPF ou um CNPJ.

Isso significa que eu posso pensar
processo em um nível tão macro,

em que uma empresa está passando
informações para uma outra empresa,

e ela vai fazer essa transformação
e passar para uma segunda empresa.

Então, o processo pode
trabalhar nesse nível macro

ou no nível micro também, em que
eu recebo uma lista de compras,

faço um processo de cotação

e entrego para alguém fazer
a aquisição de um produto.

Vale a pena a gente pontuar
que processo é diferente de projeto.

Projeto tem início,
meio e fim, e acaba.

O processo é contínuo, o processo
é eterno dentro da empresa.

E, muitas vezes, o processo
acaba extravasando

diversas áreas
organizacionais diferentes.

É difícil o processo ficar muito
contido só em um departamento,

a graça do processo,
a vantagem dele,

é que você pode fazer
o fluxo de informação

de ponta a ponta
dentro da empresa.

Cada objetivo,
cada foco, cada nicho,

cada tema que o processo
vai atuando

vai se conectando e vai acionando
todo mundo que é necessário

para que a entrega
final aconteça.

Existem algumas
métricas importantes

que você precisa avaliar
quando você estuda processo.

E vou dizer para vocês
que, quando eu fiz faculdade,

eu não aprendi direito isso e demorei
bastante para compreender,

mas eu acho que eu consigo passar
para vocês de um jeito bem claro.

Tem a métrica da eficiência,
da eficácia e da efetividade.

Então, as duas primeiras,
a eficiência e a eficácia,

são métricas internas
de um processo.

A eficiência está ligada
com o consumo de recursos

e a eficácia está ligada com você
atingir os objetivos desse processo.

Na eficiência, por exemplo, quanto
menos recurso eu consumo

na execução de um processo,
mais eficiente ele é.

Imagina que eu estou fazendo
um processo de digitalização

em que eu tenho um scanner,
um aparelho que vai digitalizar,

que, para digitalizar
um processo,

ele tem que passar
a folha de um lado,

voltar a folha, pegar o verso
dela e passar de novo.

Isso aí demora 10 segundos
por página, por exemplo,

porque o processo de você
fazer a virada de página

consome um pouquinho.

Se você quer deixar esse
processo mais eficiente,

imagina que você coloca dois
scanners, um paralelo ao outro,

e, quando ele passa por um, ele já
gira e passa em seguida no outro

sem parar esse fluxo e o processo
todo para escanear uma página,

de 10 segundos,
cai para 7 segundos.

Ele ficou mais eficiente.

A eficácia mede acerto
do seu projeto.

Sabe, imagine um processo
de desenvolvimento de sistemas

e a sua equipe de desenvolvimento
é bem eficiente,

então ela produz
bastante código.

Só que você agora está
fazendo um quality assurance,

uma avaliação de qualidade
desse desenvolvimento.

Quando a gente vai medir
a eficácia, a gente vai verificar

quantos desses códigos
desenvolvidos estavam corretos.

Então, repara, a eficiência
entrega o quanto eu produzi,

a eficácia, o quanto eu acertei.

Você pode até
argumentar comigo

e falar que um processo que não
entrega aquilo que foi planejado

não está entregando
de verdade,

então não faz sentido
medir eficiência,

mas o mercado não
funciona assim.

Produtividade tem
a ver com eficiência,

acerto tem a ver
com eficácia.

E onde entra a efetividade?

A efetividade é uma medida
extraprocesso,

que não está dentro dele.

A efetividade está ligada
com a capacidade do processo

de atingir os objetivos para
o qual ele foi desenhado,

para ver se a função dele dentro
do negócio está dando certo ou não.

Você pode ser eficiente, consumir
pouco, ser eficaz, acertar bastante,

mas aquilo que você está entregando
não é o que o negócio precisa,

o desenho do processo
como um todo está incorreto.

Então, nessa revisão de eficiência,
eficácia e efetividade,

a gente sempre
persegue todos.

Mas é sempre bom
ter em mente

que eficiência e eficácia
não andam de mãos dadas.

Normalmente, para você aumentar
a eficácia de um processo,

colocando controles e verificações,
você diminui a eficiência.

E é normal, é isso que se espera,
dentro da teoria e da execução,

do andamento de um processo.

Se um dia falarem para você: "você
precisa controlar esse processo

para ele ficar mais eficiente",

fala: "está errado, eu vou controlar
para ele ficar mais eficaz".

Então, se você está atuando
com processos dentro de uma empresa,

pense nessas medidas
de eficiência e eficácia

para garantir que o seu
desenho de processo

está indo para o lugar certo.