BM CAP09 2025 VA01 EFICIENCIA EFICACIA E EFETIVIDADE

Existem diversas maneiras
de avaliar uma empresa

e de entender
como ela funciona.

Umas das que trazem mais informações
é a análise de processos.

Entender o que é
um processo

é fundamental para você
entender um negócio.

E se eu perguntar
para você, agora,

qual é a sua definição
mental de processos,

você vai conseguir falar para mim
assim, em um estalar de dedos?

Eu acho que não.

É uma daquelas
palavras tão óbvias

e tão inseridas no nosso
cotidiano e vocabulário

que a gente nem para pra pensar
exatamente o que elas significam.

Eu já vou trazer a definição,

mas vamos pensar
um pouquinho no contexto.

Quando eu estou
enxergando uma empresa,

que visões eu posso
ter dessa empresa?

Uma das visões que é muito fácil
você ter é a do organograma,

é a visão das pessoas, das caixinhas
e de quem responde para quem,

quem manda em quem,
quem é par de quem.

Então, a visão de organograma
permite a gente enxergar

as relações de poder

e, às vezes, até de decisão
dentro de uma empresa.

Mas quando eu preciso
entender o que se passa,

como as coisas na empresa
são feitas e executadas,

aí que entra o processo.

Tem diversas definições
formais de processos,

uma das que uso
bastante aqui é:

processo é uma sequência
de atividades, ou de passos,

ou de tarefas, independente
do nome que a gente dá,

mas que tem uma entrada,
uma transformação

e entrega pelo
menos uma saída.

Entrada, processamento,
transformação e saída,

essa é a base
de um processo.

Isso pode ser aplicado
a, basicamente,

qualquer tipo de atividade
dentro de uma empresa.

Eu digo atividade, porque a gente
às vezes confunde o que é atividade

com o que é
uma macroatividade,

com que é um processo,
ou o que é o macro processo.

Esse tamanho
de grande ou pequeno

depende muito da sua
necessidade de detalhamento,

mas uma sequência
de atividades repetíveis,

sempre que possível
documentadas,

faz com que o processo
funcione melhor.

Então, se o processo
tem uma entrada,

alguém tem que dar
essa entrada;

Se o processo tem
uma transformação,

alguém tem que fazer
essa transformação;

e, se tem uma saída, essa saída
vai para alguém também.

Esse alguém pode ser
pessoa física ou jurídica,

pode ser um CPF, um CNPJ.

Isso significa que eu posso pensar
processo em um nível tão macro,

que uma empresa está passando
informações para uma outra empresa,

e ela vai fazer essa transformação
e passar para uma segunda empresa.

Então o processo pode
trabalhar nesse nível macro

ou no nível micro também, em que
eu recebo uma lista de compras,

faço um processo de cotação

e entrego para alguém fazer
a aquisição de um produto.

Vale a pena a gente pontuar
que processo é diferente de projeto.

Projeto tem início,
meio e fim, e acaba.

O processo é contínuo, o processo
é eterno dentro da empresa.

E, muitas vezes, o processo
acaba extravasando

diversas áreas
organizacionais diferentes.

É difícil o processo ficar muito
contido só em um departamento,

a graça do processo,
a vantagem dele,

é que você pode fazer
o fluxo de informação

de ponta a ponta
dentro da empresa.

Cada objetivo,
cada foco, cada nicho,

cada tema que o processo
vai atuando

vai se conectando e vai acionando
todo mundo que é necessário

para que a entrega
final aconteça.

Existem algumas
métricas importantes

que você precisa avaliar
quando você estuda processo.

E vou dizer para vocês
que quando eu fiz faculdade

eu não aprendi direito isso.

Demorei bastante para compreender,
mas eu

acho que eu consigo passar para
você de um jeito bem claro.

Tem a métrica

da eficiência, da eficácia
e da efetividade.

Então, as duas primeiras,
a eficiência e a eficácia,

são métricas
internas de um processo.

A eficiência está ligada
com o consumo de recursos

e a eficácia está ligada com você
atingir os objetivos desse processo

na eficiência, por exemplo,
quanto menos recurso eu consumo

na execução de um processo,
mais eficiente ele é.

Imagina que eu estou fazendo um
processo de digitalização

em que eu tenho um scanner,
um aparelho que vai digitalizar,

que para digitalizar um processo,

ele tem que passar
a folha de um lado,

voltar a folha,
pegar o verso dela e passar de novo.

Isso daí demora 10/2 por página.

Por exemplo,

porque o processo de você fazer
a virada de página

consome um pouquinho.

Se você quer deixar esse processo
mais eficiente,

imagina que você coloca
dois scanners um paralelo ao outro

e quando ele passa por um,

ele já gira e passa em seguida
no outro sem parar.

Esse fluxo e o processo todo

parece que nenhuma página de 10/2
cai para 7/2.

Ele ficou mais eficiente.

A eficácia
média certo do seu projeto.

Imagine um processo
de desenvolvimento de sistemas

e a sua equipe de desenvolvimento.

Ela é bem eficiente,
então produz bastante código.

Só que você agora
está fazendo um quality show em si,

uma avaliação de qualidade
desse desenvolvimento.

Quando a gente vai medir a eficácia,
a gente vai verificar

quantos desses códigos desenvolvidos
estavam corretos.

Então repara a eficiência.

Ela entrega o quanto eu produzi
a eficácia, o quanto eu acertei.

Você pode até argumentar comigo
e falar que um processo

que não entrega
aquilo que ele foi planejado

não está entregando de verdade.

Então não faz sentido
medir eficiência.

Mas o mercado não funciona assim.

Produtividade
tem a ver com eficiência.

Acerto tem a ver com eficácia.

É onde entra a efetividade.

A efetividade é uma medida extra,
processo que não está dentro dele.

A efetividade está ligada
com a capacidade do processo

atingir os objetivos
para o qual ele foi desenhado

para ver se a função dele
dentro do negócio

está dando certo ou não.

Você pode ser eficiente, consumir
pouco, se eficaz, acertar bastante.

Mas aquilo que você está entregando
não é o que o negócio precisa.

O desenho do processo como um todo
está incorreto.

Então, nessa revisão de eficiência,
eficácia, efetividade,

a gente sempre persegue todos.

Mas é sempre bom ter em mente
que eficiência e eficácia

não andam de mãos dadas.

Normalmente, para você

aumentar a eficácia de um processo,
colocando controles e verificações,

você diminui a eficiência
e é normal.

É isso que se espera
dentro da teoria e da execução

do andamento de um processo.

Se um dia falarem para você,
você precisa controlar esse processo

para ele ficar mais eficiente.

Falar tá errado, eu vou controlar
para ele ficar mais eficaz.

Então, se você está atuando
com processos dentro de uma empresa,

pensem nessas medidas de eficiência
e eficácia

para garantir
que o seu desenho de processo

está indo para o lugar certo.