Rahasia memberi umpan balik yang baik

Selama berabad-abad, umat manusia terus mencari cara untuk menyampaikan kritik membangun, tetapi entah mengapa kita masih belum mahir melakukannya. Psikolog kognitif LeeAnn Renninger berbagi metode yang telah teruji secara ilmiah untuk memberi umpan balik yang efektif.

Jika Anda lihat tukang kayu,
mereka punya kotak peralatan;

dan dokter gigi punya bor.

Dalam era dan jenis pekerjaan
yang kita lakukan saat ini,

sarana yang paling dibutuhkan
sebenarnya berpusat

pada kemampuan memberi dan
menerima umpan balik dengan baik.

[Cara Kita Bekerja]

Manusia telah membahas
umpan balik selama berabad-abad.

Faktanya, Konfusius, pada 500 SM,

sudah membahas pentingnya kemampuan
menyampaikan pesan yang rumit dengan baik.

Namun sejujurnya, kita masih
buruk dalam hal ini.

Bahkan, survei terbaru Gallup menyimpulkan

bahwa hanya 26 persen pegawai
yang sangat setuju

bahwa umpan balik yang mereka terima
benar-benar meningkatkan kinerja.

Angka yang menyedihkan.
Apa yang sebenarnya terjadi?

Cara sebagian besar orang
memberi umpan balik

ternyata tidak ramah otak.

Mereka termasuk dalam
salah satu dari dua kubu.

Antara terlalu berputar-putar dan lembek,

hingga otak bahkan tak menyadari
umpan balik sedang diberikan,

atau hanya bingung,

atau mereka termasuk kubu
yang terlalu blak-blakan,

yang malah akan membuat
lawan bicaranya menjadi lebih defensif.

Ada bagian dari otak
yang disebut amigdala,

dan ia selalu memindai
untuk menetapkan

apakah suatu pesan mengandung
ancaman sosial atau tidak.

Berdasarkan itu, kita akan
maju menjadi defensif,

atau mundur untuk kabur,

dan sebagai akibatnya si pemberi
umpan balik juga akan mulai terpengaruh.

Mereka mengucapkan
banyak 'em' dan 'ah' serta pembenaran,

dan segalanya menjadi kacau
dengan sangat cepat.

Tak seharusnya sampai begini.

Saya beserta tim sudah bertahun-tahun
mengunjungi berbagai perusahaan

dan menanyakan siapa pemberi umpan balik
andal di perusahaan tersebut.

Mereka yang namanya
disebut berulang kali,

kami bawa ke lab demi mencari tahu
apa perbedaan yang mereka lakukan.

Kami lalu menemukan rumus 4 langkah

untuk menyampaikan
pesan sesulit apa pun dengan baik.

Oke, sudah siap? Mari kita mulai.

Langkah pertama dari rumus ini
ialah micro-yes.

Pemberi umpan balik andal
memulai umpan balik mereka

dengan menanyakan sebuah
pertanyaan singkat namun penting.

Pertanyaan itu memberi tahu otak
bahwa akan ada umpan balik.

Pertanyaan itu bisa berupa,

"Bisakah kau meluangkan 5 menit
untuk membahas diskusi tadi?",

atau "Saya punya beberapa ide
untuk peningkatan.

Bisakah saya bahas bersamamu?".

Pertanyaan micro-yes tersebut
berdampak 2 hal ke Anda.

Pertama, pertanyaan itu
akan menjadi pengatur tempo.

Lawan bicara menjadi tahu bahwa
akan ada umpan balik.

Kedua, pertanyaan itu akan berperan
sebagai permintaan persetujuan.

Saya bisa menjawab ya atau tidak
pada pertanyaan tersebut.

Dengan itu, saya merasa memiliki kuasa.

Langkah kedua dari rumus umpan balik
ialah menyampaikan poin secara faktual.

Anda harus menyampaikan
sesuai yang Anda lihat atau dengar,

dan membuang semua perkataan
yang tidak objektif.

Ada sebuah konsep yang
kami namakan kalimat buram.

Kalimat buram dapat memiliki
makna berbeda bagi orang lain.

Kalimat buram tidak spesifik.

Contohnya, saat saya mengatakan
"Anda jangan terlalu defensif",

atau "Seharusnya Anda lebih proaktif".

Namun, yang dilakukan
para pemberi umpan balik andal

ialah mengubah kalimat buram tersebut
menjadi poin yang faktual.

Contohnya, daripada mengatakan,

"Anda tidak bisa diandalkan",

kita bisa bilang, "Anda janji akan
mengirim surel itu paling lambat jam 11,

tetapi saya belum juga menerimanya."

Penyampaian spesifik juga penting
untuk umpan balik positif,

karena kita ingin benar-benar
menyampaikan secara spesifik

hal apa yang ingin ditambah atau dikurangi
dari sang lawan bicara.

Jika tetap memakai kalimat buram,

mereka tak akan memahami
apa yang harus dilakukan ke depannya

dan terus mengulangi perilaku tersebut.

Langkah ketiga ialah pernyataan akibat.

Di langkah ini, Anda menyampaikan
akibat dari poin tersebut.

Saya bisa berkata,
"Karena saya tak menerima pesannya,

pekerjaan saya menjadi terhenti",

atau "Saya suka saat Anda
menambahkan cerita-cerita itu,

karena membantu dalam memahami
konsep lebih cepat".

Langkah ini memberi
sensasi pencapaian

serta makna dan logika
dari poin-poin tersebut,

yang sangat didambakan oleh otak.

Langkah keempat dari rumus umpan balik
ialah pertanyaan.

Pemberi umpan balik andal mengakhiri
pesan mereka dengan sebuah pertanyaan.

Mereka akan bertanya,

"Jadi, bagaimana menurutmu?".

Atau "Menurut saya, kita harus begini,

tetapi bagaimana pendapatmu?".

Langkah ini menghasilkan komitmen
dan bukan sekadar menyetujui.

Langkah ini membuat percakapan
bukan lagi sekadar monolog,

melainkan menjadi situasi
pemecahan masalah bersama.

Namun, ada satu hal lagi.

Pemberi umpan balik andal tak hanya
menyampaikan pesan,

tetapi juga meminta umpan balik
secara rutin.

Faktanya, riset kami tentang
persepsi kepemimpinan

menunjukkan bahwa Anda seharusnya
tak menunggu umpan balik --

yang kami sebut dorongan umpan balik --

tetapi Anda harus secara aktif
meminta umpan balik,

yang kami sebut tarikan umpan balik.

Menarik umpan balik membentuk Anda
menjadi pribadi yang terus belajar

dan meletakkan kekuatan di genggaman Anda.

Situasi yang paling menantang

ialah yang paling membutuhkan
umpan balik yang jitu.

Memberi umpan balik tak harus sulit.

Setelah Anda tahu rumus 4 langkah ini,

Anda bisa mencampur dan mencocokkannya
untuk percakapan sesulit apa pun.