Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả hơn (bài học từ những cỗ máy) - Brian Christian

Xem bài giảng chi tiết tại: https://ed.ted.com/lessons/how-to-manage-your-time-more-effectively-according-to-machines-brian-christian

Làm thế nào để hoàn thành nhiều việc nhất có thể trong một khoảng thời gian cố định - đây là thử thách chung cho cả con người và máy móc. Trong khoảng 50 năm qua, các nhà khoa học máy tính đã nghiên cứu được rất nhiều chiến lược giúp máy móc quản lý thời gian hiệu quả - và cũng rút ra được nhiều bài học trong lĩnh vực này. Brian Christian chia sẻ làm thế nào để sử dụng những hiểu biết đó để giúp cuộc sống của ta hiệu quả và năng suất hơn.

Bài giảng bởi Brian Christian, minh họa bởi Adriatic Animation.

Mùa hè năm 1997,

tàu vũ trụ Pathfinder của NASA
hạ cánh trên bề mặt sao Hỏa,

và bắt đầu truyền đi những hình ảnh
đầy ấn tượng về Trái Đất.

Nhưng sau vài ngày, con tàu gặp phải
một sự cố nghiêm trọng.

Việc truyền tín hiệu bị ngừng lại.

Pathfinder đã trì hoãn
công việc của chính mình:

nó vẫn hoạt động nhưng không thể thực hiện
công việc quan trọng nhất.

Vậy điều gì đã xảy ra?
Hóa ra con tàu bị lỗi ở bộ lập lịch biểu.

Mọi hệ thống vận hành đều có một thiết bị
được gọi là bộ lập lịch biểu

giúp CPU biết được thời gian
dành cho mỗi công việc là bao lâu

và sau đó, chuyển sang công việc gì.

Thực hiện đúng, máy tính sẽ hoạt động
dễ dàng giữa nhiều công việc,

cho ta cảm giác
chúng làm mọi việc cùng một lúc.

Tuy nhiên, ta đều biết
chuyện gì sẽ xảy ra khi có sự cố.

Và điều này dường như cho
con người chúng ta chút an ủi

rằng ngay cả máy tính cũng có lúc
"ngập đầu" trong công việc.

Nghiên cứu về quá trình lập biểu
trong khoa học máy tính

có thể cho ta một vài bài học
trong "cuộc chiến" với thời gian.

Một trong những bài học đầu tiên là
thời gian bạn dành để ưu tiên công việc

chính là thời gian bạn không làm việc gì.

Chẳng hạn như khi kiểm tra email,
bạn lướt qua mọi thư đến,

rồi chọn cái nào quan trọng nhất.

Trả lời xong thư đó,
bạn lặp lại quy trình trên.

Nghe có vẻ hợp lý,
nhưng cách làm này có vấn đề.

Nó được biết đến với tên gọi
thuật toán bậc hai thời gian.

Với hộp thư có số lượng gấp đôi,
việc lướt qua mail mất gấp đôi thời gian

và bạn phải trả lời lượng mail gấp đôi!

Nghĩa là lượng công việc
gấp lên bốn lần.

Các lập trình viên
của hệ thống máy tính Linux

đã gặp phải vấn đề tương tự
vào năm 2003.

Linux xếp thứ hạng mỗi công việc
theo mức độ quan trọng,

và đôi khi dành nhiều thời gian
để sắp xếp hơn là thực hiện.

Giải pháp của các lập trình viên là
thay thế hệ thống xếp hạng này

bằng một số lượng hữu hạn nhóm ưu tiên.

Hệ thống sẽ không quá tỉ mỉ
trong việc lựa chọn nhiệm vụ tiếp theo

mà dành nhiều thời gian hơn để
thực hiện nhiệm vụ.

Vì thế, với email, việc cố gắng
trả lời thư quan trọng nhất trước

chỉ khiến bạn thêm mệt mỏi .

Với hộp thư có số lượng
gấp 3 lần thông thường,

thời gian bạn cần để trả lời hết
sẽ gấp lên đến 9.

Tốt nhất, bạn nên trả lời theo thứ tự
thời gian, hoặc thậm chí ngẫu nhiên!

Đôi khi, không làm mọi việc
theo thứ tự hoàn hảo

lại chính là chìa khóa giúp bạn
hoàn thành công việc.

Một bài học khác rút ra từ
cách lập biểu của máy tính

liên quan đến một vấn đề phổ biến
trong cuộc sống hiện đại: sự gián đoạn.

Khi máy tính chuyển từ nhiệm vụ này
sang nhiệm vụ khác,

quá trình chuyển ngữ cảnh sẽ diễn ra,

máy tính ghi nhớ vị trí của nó
ở một nhiệm vụ,

chuyển dữ liệu cũ ra khỏi bộ nhớ
và chuyển dữ liệu mới vào.

Mỗi hành động này đều có cái giá của nó.

Bài học ở đây là cần thỏa hiệp

giữa hiệu quả công việc
và sự phản ứng nhanh nhạy.

Để hoàn thành công việc,
bạn cần hạn chế chuyển đổi ngữ cảnh.

Nhưng để phản ứng nhanh, bạn cần phản hồi
bất kì khi nào có sự thay đổi.

Hai nguyên tắc này
về cơ bàn là đối lập nhau.

Hiểu được sự đối lập này
sẽ giúp chúng ta

quyết định mình muốn đạt được
sự thỏa hiệp ở mức độ nào.

Cách giải quyết hiển nhiên là
hạn chế sự gián đoạn trong công việc,

nhưng giải pháp ít hiển nhiên hơn là
nhóm các gián đoạn lại với nhau.

Nếu email hoặc các loại thông báo
bạn nhận được không yêu cầu phản hồi

gấp hơn mỗi tiếng một lần, thì

đó chính là tần suất bạn nên kiểm tra
hộp thư. Không hơn.

Trong khoa học máy tính, ý tưởng này
có tên là điều tiết gián đoạn.

thay vì giải quyết từng gián đoạn
ngay khi chúng xảy ra.

Chuột bị di chuyển?
Một phím được bấm?

Thêm file được tải về?

Hệ thống tập hợp những gián đoạn này

dựa trên thời gian mỗi gián đoạn
có thể chờ để được giải quyết.

Vào năm 2013, điều tiết gián đoạn

đã giúp cải thiện đáng kể
tuổi thọ pin của laptop.

Vì hạn chế gián đoạn cho phép hệ thống
kiểm tra mọi hoạt động ở cùng một lúc,

rồi nhanh chóng quay trở lại
trạng thái ít tiêu thụ điện năng.

Chúng ta có thể học
phương pháp này từ máy tính.

Áp dụng phương pháp tương tự

cho phép con người lấy lại sự tập trung,

và trả lại một điều khá hiếm hoi
trong cuộc sống hiện đại: sự nghỉ ngơi.